Planos fracassam por várias razões, e muitas vezes o problema não é o plano em si, mas a maneira como ele é usado. Aqui vão duas razões que frequentemente aparecem como as principais entre os clientes que temos ajudado.
1 – Ausência de um sistema de acompanhamento da execução das tarefas que compõem o plano
Existe uma sensação enganosa que temos quando terminamos um planejamento: a de acreditarmos que o mais difícil já foi feito, o pior passou, agora é deixar que cada pessoa envolvida faça a sua parte e no final teremos o resultado desejado. Isso raramente acontece.
Primeiro, porque o seu plano, por melhor que seja, é cheio de suposições que não serão validadas na prática. Portanto seu plano vai precisar ser constantemente revisado e ajustado. Mais sobre isso a seguir.
Segundo, sem um sistema de acompanhamento regular, de preferência semanal, do progresso do seu plano, as demandas do dia a dia vão absorver o tempo e energia do seu time, e a execução do plano vai ficar para “quando der”, que geralmente significa “nunca”. Você provavelmente já viveu esse estória.
2 – Ausência de um sistema que detecte a necessidade de ajustes no plano
Em planejamento convencional, geralmente os ciclos de conferência de progresso de indicadores são longos, muitas vezes trimestrais ou mesmo anuais. Se Gestão de Projetos está sendo usada, o acompanhamento de progresso de tarefas e etapas é geralmente frequente, mas isso não é suficiente. Tarefas, projetos e iniciativas são apenas tentativas de se avançar, mas não há garantias que produzirão o resultado desejado. A única maneira de se ter assertividade quanto ao progresso é pela mensuração de indicadores.
O problema dos ciclos longos é que quando se detecta uma necessidade de ajuste, geralmente é tarde demais, ou recursos como tempo e dinheiro foram desperdiçados enquanto isso.
Uma das minhas frases preferidas quanto a planejamento foi dita pelo pugilista e campeão mundial Mike Tyson:
Todo mundo tem um plano, até levar um murro na boca.
Embora Box não seja meu esporte favorito, consigo me relacionar perfeitamente com a metáfora. Nenhum plano funciona exatamente como esperado. Situações mudam, pessoas te deixam na mão, suposições feitas no planejamento não são validadas na prática, e milhares de outras surpresas que podem fazer o seu plano naufragar vão acontecendo no meio do caminho.
Querer prever e se preparar para toda eventualidade pode ajudar, mas daí você corre o risco de gastar um tempo excessivo planejando, ou nunca começar a executar, a chamada paralisia por análise.
Portanto, além da análise e mitigação de riscos, é importante que você e o seu time estejam regularmente conferindo se as coisas estão se movendo na direção certa. E isso só é possível se você medir regularmente os indicadores chaves ligados ao progresso desejado.
Existem várias maneiras de se fazer isso, mas na nossa experiência, tendo ajudado organizações de todos os tamanhos (algumas com mais de 100 mil colaboradores), nessa esfera nada se compara a OKRs, ou Objetivos e Resultados Chave (Objectives and Key Results em Inglês).
Como Usar OKRs como um “Waze” do seu plano
OKRs são extremamente simples e têm apenas dois componentes: O objetivo a ser atingido, e os Resultados Chave (Indicadores) que te mostrarão se você e o seu time estão na direção certa. Uma vez que você constrói os OKRs desejados, você vai ser tentado a pensar como no tópico 1 acima – “Agora é só deixar o pessoal se virar para executar o que é necessário para que esses indicadores sejam atingidos.”
Mas o segredo do funcionamento de OKRs são as reuniões chamadas de “check-in”, ou checagem. Elas devem acontecer com frequência de preferência semanal, duram apenas 15 a 30 minutos por OKR a ser conferido, e nesse pequeno tempo o progresso de cada KR é conferido, problemas são comunicados, e planos para os próximos dias são anunciados.
Parece impossível fazer tudo isso em 15 minutos, mas a Oxford Business Masters desenvolveu um framework para os check-ins, que têm produzido resultados realmente surpreendentes em tempo record.
Resumindo, OKRs só funcionam se reuniões de check-in estão acontecendo regularmente. Parou as reuniões, param-se os resultados. Mas se as reuniões acontecem como deveriam, e os OKRs forma bem construídos, as chances de se chegar ao lugar desejado aumentam incrívelmente.
Parece impossível fazer tudo isso em 15 minutos, mas a Oxford Business Masters desenvolveu um framework para os check-ins, que têm produzido resultados realmente surpreendentes em tempo record.
Como OKRs permitem detectar necessidades de ajustes no plano
Em todas as reuniões semanais de check-in, o progresso de cada KR é avaliado. Se algum KR está “emperrado” ou seja, o seu indicador deveria estar progredindo naquele período mas não está, isso é uma indicação de que provavelmente o plano precisa ser ajustado. A causa precisa ser detectada, medidas de correção precisam ser consideradas, e o plano ajustado.
Nós usamos um modelo mental com OKRs, que chamamos de PTA – Planejar, Testar, Ajustar. Esse modelo é um tipo de PDCA simplificado. Em cada OKR, estamos constantemente testando os planos na prática, fazendo ajustes e colocando o novo plano para rodar novamente. Isso é repetido até que o Indicador se mova como desejado.
Com isso, conseguimos detectar necessidades de ajustes rapidamente e implantar medidas para progresso na direção do objetivo volte a acontecer.
Conclusão
Adotar OKRs como ferramenta de planejamento e execução não apenas proporciona clareza sobre os objetivos e resultados desejados, mas também estabelece uma disciplina de acompanhamento regular e ajustes contínuos. Isso garante que o plano não apenas exista no papel, mas seja efetivamente executado e ajustado conforme necessário para lidar com as inevitabilidades e surpresas do caminho.
Na Oxford Business Masters, acreditamos que a combinação de um bom plano com um sistema robusto de acompanhamento e ajustes é a chave para transformar intenções em realizações tangíveis. Se você deseja saber mais sobre como implementar OKRs de forma eficaz na sua organização, entre em contato conosco. Estamos aqui para ajudar você a transformar seus planos em realidade e alcançar seus objetivos com confiança.
