Sua maneira de pensar trouxe você até onde você está. Se quiser passar para novos níveis, você precisa de novas ferramentas para pensar melhor. 
E é isso que são os Modelos Mentais.

Tenho uma longa coleção de decisões erradas tomadas em meus negócios, mais do que consigo me lembrar. Alguns deles tiveram consequências menores, alguns foram desastrosos. Por exemplo, não vender as minhas propriedades antes da quebra do mercado de 2008, mesmo depois de ter sido avisado de que havia uma bolha de mercado prestes a rebentar. Ou ignorar o conselho do meu contabilista de que deveria ter pelo menos 6 meses de poupança em custos fixos, e depois ter que encerrar o meu negócio, entre outros motivos, por problemas de fluxo de caixa devido às flutuações do mercado.

Se você está no mundo dos negócios, sabe como a tomada de decisões pode ser complicada, especialmente quando necessária para resolver problemas em áreas com as quais não está familiarizado. A nova abundância de informações pode parecer uma bênção, mas filtrar o ruído e encontrar o que você precisa pode ser assustador. E mesmo com todas as informações do mundo, você provavelmente sabe como é fácil errar.

Este livro mostrará como usar estruturas simples e eficazes para melhorar sua tomada de decisão por meio de modelos mentais. Eles o ajudarão a entender o problema, analisar as opções e escolher o melhor caminho a seguir.

Um modelo mental é uma representação de como algo funciona. Seu cérebro os utiliza para entender algo, resolver problemas e tomar decisões.

Para compreender, resolver ou decidir, seu cérebro depende de padrões armazenados em sua memória. Você já ficou diante de uma pintura abstrata tentando ver algo reconhecível? Bem ali, sua mente estava procurando um padrão que se ajustasse ao grande número de modelos que você armazenou em sua memória para objetos, pessoas e tudo mais.

Da mesma forma, quando você tenta resolver um problema, sua mente examina os padrões que você aprendeu ao enfrentar situações semelhantes para tentar aplicá-los novamente. Esses modelos em sua mente são o que chamamos de Modelos Mentais.  Eles são os tijolos que sua mente usa para construir seu pensamento.

O problema é que a maioria deles não foi escolhida conscientemente por você. Eles foram adotados com base em suas experiências e podem não ser a melhor maneira de resolver algo agora.

A ideia aqui é fornecer uma coleção inicial de Modelos Mentais alternativos para decisões de negócios, para que você possa escolher entre uma gama mais ampla de opções e não ficar limitado pelos que tem agora. Também mostrarei como você pode construir novos modelos e expandir sua coleção.

Aprender novos modelos mentais é como baixar novas linhas de código em seu cérebro para atualizar seu pensamento.    

Eles são, com certeza, o melhor hack de mentalidade que já encontrei. Novos modelos melhorarão rapidamente a sua capacidade de reformular um problema e encontrar soluções inovadoras. Eles podem aumentar sua segurança ao tomar decisões e, se você continuar a usá-los, eles se tornarão sua forma natural de pensar.

Este livro apresentará alguns modelos extremamente simples, mas poderosos. Eles funcionam como ferramentas poderosas em sua caixa de ferramentas para resolução de problemas e tomada de decisões.

A coleção de seus modelos mentais sobre como tudo funciona forma a sua visão de mundo. Se você mudar seus modelos mentais, você mudará sua visão de mundo e a forma como você decide e opera no mundo.

Por exemplo,  Comece com o fim em mente  é um dos meus favoritos. O princípio por trás disso é que, para planejar algo, você deve primeiro decidir como deseja que seja quando estiver pronto.

Então, sempre que planejo meu dia, uma reunião ou uma nova estratégia de marketing, começo com esse Modelo Mental. Pergunto a mim mesmo ou à minha equipe: Qual é o resultado que queremos com isso? Como deve ser quando estiver pronto?

Em nossos gênios de negócios, eu uso esse modelo para ajudar as pessoas a decidirem o que querem da vida, perguntando-lhes:

“Suponha que você esteja nos últimos anos de vida e algumas crianças lhe perguntem sobre sua história de vida. O que você gostaria de poder dizer a eles?”

Mas a maioria das pessoas fica presa aqui. Eles nunca tinham pensado nisso antes. Então, decidi tentar um modelo mental chamado  Inversão  para resolver isso. Mudei minha pergunta para:

“Qual é a história que você NÃO quer viver de agora até seus últimos anos?”

Para minha surpresa, todos tinham as respostas prontas. Aqui estão alguns deles:

“ Não quero ser pobre. ”

“ Eu não quero ficar sozinho.”

“Quando eu envelhecer, não quero ser um fardo para meus filhos.”

“ Não quero passar meus últimos anos em uma cama de hospital.”

“ Não quero desperdiçar minha vida fazendo um trabalho que odeio.”

Agora que listaram o que NÃO querem da vida, é só inverter novamente para construir a desejada história do seu futuro.

Tudo o que fiz foi aplicar um novo modelo mental ao problema e ele foi imediatamente resolvido.

Como simplificar princípios e torná-los memoráveis

Tudo deve ser o mais simples possível, mas não mais simples.
Albert Einstein

Sou um leitor ávido e um dia estava verificando as anotações que havia escrito alguns anos antes, ao ler um livro. Fiquei surpreso ao descobrir ali uma visão brilhante que eu deveria ter agido, mas havia esquecido completamente.

Então, comecei a me perguntar:  “Qual é o sentido de ler tanto se minha capacidade de lembrar e aplicar o que aprendi é tão fraca?”

Eu resolvi isso com modelos mentais. Cada vez que aprendo um princípio importante e prático, crio um modelo mental para ele. Normalmente faço um mapa mental para resumir o modelo e depois tento usar o modelo imediatamente.

Para ser memorável e acionável, um Modelo Mental deve ser simples. Então, tiro tudo o que não é essencial antes de transformá-lo em um Mapa Mental. Quando o modelo é testado e comprovado, começo a compartilhá-lo com meus clientes.

Os livros de não ficção geralmente têm apenas algumas ideias centrais. Você pode escolher os que deseja e resumi-los com Modelos Mentais. Por exemplo, ao ler  O Poder do Hábito , criei um Modelo Mental de 3 linhas que me permite lembrar e utilizar a ideia central do livro. Lendo o clássico  7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes , criei o  Modelo Mental Comece com o Fim em Mente  , extremamente útil para qualquer tipo de planejamento.

E é isso que é um Modelo Mental, no contexto deste livro. É sempre um princípio ou conjunto de princípios expressos num formato acionável, que usaremos para compreender, decidir ou solucionar algo.

Para torná-los fáceis de lembrar e usar, criei uma estrutura de 3 P’s para meus modelos mentais, compartilhada no capítulo seguinte.

Objetivo, Princípios e Possíveis Perguntas

Cada modelo mental neste post termina com os 3 Ps – o propósito, o princípio e as possíveis questões do modelo mental discutido . Essa estrutura os torna simples e memoráveis.

P para PROPÓSITO . Você não quer aprender algo se não houver um propósito claro para isso – se não for entender, resolver ou decidir. Então, começamos afirmando para que serve esse modelo.

P para PRINCÍPIOS . Você pode derivar Modelos Mentais de qualquer coisa, mas para serem úteis, eles devem ser baseados em princípios acionáveis. Um princípio é uma verdade fundamental sobre algo. Serve de base para resolver problemas, compreender situações e tomar decisões.

P para POSSÍVEIS PERGUNTAS . Para conectar os Princípios ao Propósito, usamos perguntas. As perguntas têm o incrível poder de direcionar nosso pensamento. Veremos mais sobre isso quando explorarmos os  5 Porquês  e outros modelos. As perguntas podem variar de acordo com o contexto onde o modelo é utilizado. Vou sugerir alguns para situações gerais, mas tenho certeza de que você encontrará outros novos e melhores dependendo da situação em questão.

Você não quer esquecer

 Quando descobri os Modelos Mentais, fiquei entusiasmado com o potencial do uso de frameworks para pensar melhor e tomar melhores decisões. Passei a ler livros, artigos, estudar, fazer anotações, registrar meus modelos, criar mapas mentais.

E então tive um problema: muitas vezes me esquecia de usá-los quando eram necessários. Eu começaria a planejar ou solucionar algo e perceberia que os modelos mentais teriam tornado tudo mais fácil e rápido.

Esse problema foi resolvido quando comecei a criar prompts. Por exemplo, tenho um ritual matinal quando faço minha inicialização cerebral do dia e planejo minhas atividades. Sigo um modelo criado para esse fim, incluindo os Modelos Mentais a serem utilizados no ritual. Este modelo funciona como um prompt para a utilização dos modelos.

Nas minhas sessões de mentoria com clientes, tenho uma lista de modelos mentais que costumo aplicar com eles. Então, coloco um lembrete na minha agenda um pouco antes da sessão, para garantir que eles não sejam esquecidos.

Você precisará de instruções apenas quando estiver aprendendo a usar novos modelos mentais. Depois de usar o mesmo modelo muitas vezes, isso se torna um hábito e você não precisa mais ser lembrado.

Criando hábitos para pensar melhor

Neste post você conhecerá quinze modelos para decisões de negócios. A ideia é dar a você um início rápido no uso desta ferramenta incrível, para que você possa continuar coletando, criando e usando diferentes modelos para diferentes fins. Você pode ter uma lista de modelos para planejar, outra para resolver problemas, outra para lidar com o comportamento humano, outra para aumentar seu desempenho no trabalho. Você pode criar listas para qualquer outra coisa que queira entender, decidir ou resolver.

Portanto, em vez de abordar um problema com a mente vazia e depois tentar imaginar maneiras de lidar com ele, você terá listas de estruturas baseadas em princípios que lhe fornecerão novos caminhos para a solução, um caminho para tornar seu trabalho mais fácil e melhor.

A beleza de ter uma coleção de Modelos Mentais é que você pode escolher e aplicar vários deles ao mesmo problema. Cada um lhe dará insights únicos, aumentando as oportunidades de encontrar a melhor solução ou tomar a melhor decisão.

Os modelos mentais funcionam melhor quando você os transforma em um hábito de pensamento. À medida que você repete o uso dos mesmos modelos, eles se tornarão sua maneira natural de pensar. E ao melhorar seu pensamento, você pode transformar seus resultados literalmente em qualquer área de sua vida.

Então, vamos começar a baixar essas linhas de código em nossos cérebros imediatamente.

A falácia da informação

Quero que você aproveite ao máximo os insights que obterá aqui, então, antes de começarmos a falar sobre decisões de negócios, deixe-me apresentar meu principal modelo para aprender qualquer coisa. Eu chamo isso  de Falácia da Informação  porque quando você lê um livro ou assiste a um vídeo, você tem a ilusão de que está aprendendo. Você não é. Você logo esquecerá a maior parte do que leu ou assistiu.

A seleção natural sempre favorece as ações. Apenas pensar não aumenta suas chances de sobrevivência, então seu cérebro está configurado para lembrar o que você faz, muito mais do que lê ou ouve.

Portanto, a melhor maneira de garantir que o que você lê aqui realmente melhore suas habilidades de tomada de decisão é agir imediatamente com base nessas informações. Então, você passa da leitura para a prática.

Por exemplo, suponhamos que você leu sobre meu uso de “ Comece com o fim em mente ” e decidiu tentar. Você tem um problema para resolver e escreve como deve ser a situação quando o problema for resolvido. Isso lhe dá referências e metas claras para começar a trabalhar no problema. Conforme você pensa e escreve, seu cérebro cria novas conexões por meio de suas ações. É aqui que o verdadeiro aprendizado acontece. Se você fizer isso mais algumas vezes, poderá dizer que sabe disso. Não se trata mais apenas de informações, mas de memórias de trabalho armazenadas em suas células.

Informar – Executar – Transformar

Para tornar esse modelo mais fácil de lembrar, utilizo esta sequência de palavras –  Informar, Executar e Transformar . Já cobrimos os dois primeiros – Primeiro você alimenta seu cérebro com as novas informações, como está fazendo agora. Então você faz uso da informação ou, dito de outra forma, você age como resultado do que você sabe agora.

Suponhamos que você gostou do  modelo Comece com o fim em mente  e decidiu usá-lo com frequência. Por exemplo, você começará cada dia perguntando a si mesmo o que gostaria de ter alcançado ao final.

Depois de fazer a mesma coisa muitas vezes, essa ação fica enraizada em seu cérebro, torna-se um hábito. E os hábitos têm um efeito colateral incrível:  alteram a maneira como você se vê.  Por exemplo, se você bebe muito, com muita frequência, pode começar a se ver como um alcoólatra, e isso reforçará esse comportamento. Torna-se parte de quem você acredita ser, então você espera agir de acordo com isso.

Mas o mesmo princípio funciona para coisas boas. Os resultados obtidos usando estruturas melhores para pensar melhor alterarão sua percepção de quem você é. Você começará a se ver como alguém que pensa melhor, tem estratégias para raciocinar melhor e toma melhores decisões. Torna-se parte da sua identidade.

Eu chamo isso de fase de TRANSFORMAÇÃO. Você se torna aquilo que faz repetidamente.

Acredito que as informações contidas neste pequeno livro podem causar uma revolução em sua vida. Para que isso aconteça, você  se INFORMA  para saber o que fazer. Então você usa essa informação para  REALIZAR  algo e aprende fazendo bom uso dela. Por fim, você repete essa ação repetidas vezes, para deixar o novo aprendizado  TRANSFORMAR  seus resultados e, finalmente, quem você é.

Foi isso que os Modelos Mentais trouxeram à minha vida e às vidas de centenas de pessoas que sirvo através dos nossos programas. E é isso que tenho certeza que eles podem produzir em você.

Os 3 Ps para a falácia da informação

PROPÓSITO

Transformar informação em aprendizado real e fazer com que esse aprendizado transforme sua forma de operar e sua percepção de si mesmo.

PRINCÍPIOS

O verdadeiro aprendizado acontece quando você age utilizando as informações recebidas.

Os modelos mentais que você usa com frequência tornam-se parte de quem você é.

POSSÍVEIS PERGUNTAS

INFORMAR – Qual é o princípio que quero lembrar aqui?

PERFORM – Como posso transformar esta informação em ação?

TRANSFORMAR – Que tipo de aviso posso criar para me lembrar de usar este princípio?

Círculo de Competência

Círculo de Competência é o modelo mental que poderia ter salvado meu negócio imobiliário SE eu soubesse e o usasse em 2008. O princípio por trás disso é que você deve sempre permanecer dentro dos limites das áreas que conhece bem. Warren Buffett e seu sócio Charlie Munger usam esse modelo para estabelecer os limites sobre onde investirão seu dinheiro. Se você aplicar seu dinheiro em negócios que não conhece muito bem, as chances de perdê-lo são muito maiores.

Eu uso esse modelo de forma mais ampla. Quando preciso decidir sobre algo importante, por exemplo, um novo produto para lançar ou uma parceria em uma nova área, me pergunto o quanto sei sobre o assunto. Eu sei o suficiente para decidir bem? Como posso ter certeza disso? Quais são os números, a evidência de que assim é?

Todos somos tendenciosos a acreditar que sabemos o suficiente sobre alguma coisa. Talvez já tenhamos ouvido falar disso muitas vezes ou lido alguns livros ou artigos sobre o assunto. Mas, como aprendemos através  do Modelo da Falácia da Informação  , existe uma enorme lacuna entre ler um livro e ter conhecimento prático suficiente para tomar uma boa decisão.

Foi isso que aconteceu comigo e com meu negócio imobiliário. Eu tinha algumas casas, compradas com hipotecas de compra para alugar. Para comprá-los e guardá-los, li artigos, pesquisei e comparei opções, aprendi sobre locais, manutenção da casa, custos, impostos, e então achei que sabia muito sobre o assunto.

Em 2008, comecei a receber e-mails da  lista The Motley Fool  , alertando a todos sobre o estouro iminente da bolha do mercado imobiliário. Eles mostraram as evidências – comparações históricas, índices, gráficos. Afirmaram que os preços dos imóveis estavam cerca de 40% acima do que deveriam ser. Eles ficavam dizendo  : “Venda sua casa, alugue um lugar e você economizará dinheiro quando a crise chegar”.

Achei que sabia melhor e simplesmente ignorei tudo. E eu estava errado. Acabei por perder 5 casas, um preço elevado pelas minhas suposições erradas relativamente à minha capacidade de avaliar a situação.

Decidi algo fora da minha zona de competência. Achei que meu pressentimento era suficiente.

Quando confiar em seus instintos para tomar decisões

Você já deve ter ouvido histórias de pessoas que tomam decisões baseadas na intuição e acertam. Quando os riscos são altos, acredito que você deva usar esse recurso apenas em duas situações:

1 – Quando você não tem outra opção, nenhum dado, nenhum especialista para consultar, ninguém que conheça melhor e a quem você possa perguntar. Ou talvez não haja tempo suficiente para perguntar.

2 – Quando a decisão estiver dentro do seu círculo de competência. Você fez isso centenas de vezes antes. Você conhece todos os aspectos do que pode dar errado. Você internalizou todos os procedimentos que fazem isso funcionar e não precisa pensar muito para decidir.

Portanto, se você estiver lidando com algo fora do seu círculo de competência, lembre-se de sua tendência inconsciente de acreditar que sabe o suficiente, e eles receberão ajuda de alguém que sabe mais do que você na área relevante.

Os 3 Ps para o CÍRCULO DE COMPETÊNCIA

PROPÓSITO

Para evitar decisões erradas devido à percepção tendenciosa que temos sobre nossa expertise em uma área.

Para evitar erros ao decidir sobre coisas fora do nosso círculo de competência.

PRINCÍPIOS

Todos nós temos um pequeno círculo de competência. Dentro deste círculo encontramos tudo em que somos especialistas. Não apenas sabemos  sobre isso, sabemos  exatamente como fazê-lo . Temos vasta experiência e registros comprovados nessas áreas.

Se eu tiver que tomar uma decisão importante sobre algo fora do meu círculo de competência, devo consultar um especialista para me ajudar a decidir.

POSSÍVEIS PERGUNTAS

Que evidências tenho de que sou um especialista nesta área?

Que suposições estou fazendo sobre minha experiência e que não posso provar?

Quem posso consultar para verificar minhas suposições?

Entropia –Lidando com o caos

Entropia é uma expressão que parece não caber em um livro de negócios, mas é uma lei universal que afeta absolutamente tudo, inclusive o seu negócio. É uma espécie de mãe de todos os princípios.

Entropia é o nível de desordem de algo , e o termo vem da segunda lei da termodinâmica. Esta lei afirma que a entropia líquida sempre aumenta num sistema isolado ou fechado. Em outras palavras,  se não for controlada, a desordem aumenta com o tempo.

Pense em um castelo de areia que você constrói na praia. Você deixa lá e logo o vento, as ondas ou as pessoas que passam vão deformá-la e levar a areia de volta à sua formação caótica original. Eles voltaram ao estado de maior entropia ou maior desordem.

“Tudo que vem junto desmorona. Tudo. A cadeira em que estou sentado. Foi construído e por isso vai desmoronar. Vou desmoronar, provavelmente diante desta cadeira. E você vai desmoronar. As células, os órgãos e os sistemas que formam você – eles se uniram, cresceram juntos e, portanto, devem desmoronar. … A entropia aumenta. As coisas desmoronam.”

John Green, Procurando pelo Alasca.

Fundamentalmente, é tudo uma questão de probabilidade. Para cada arranjo ordenado de qualquer coisa, sejam moléculas, relacionamentos ou negócios, existem incontáveis ​​estados desordenados. Os grãos de areia reunidos para moldar o castelo na praia são apenas um entre trilhões de outros arranjos, tornando altíssimas as chances de perda dessa forma.

Como tudo na natureza tende a voltar ao caos, a única forma de evitar que isso aconteça, ou de atrasá-lo, é aplicar energia para manter a ordem.  Portanto, guardamos nossos alimentos em geladeiras. Gastamos energia para retardar o processo de decomposição, que leva a comida de volta ao caos – uma estrutura desorganizada. Comemos para fornecer energia às nossas células, para que possam manter as estruturas e funções que nos mantêm vivos. Se pararmos de comer, morremos e nossos corpos se desintegram, voltam a uma formação caótica.

Toda a Terra pode manter o funcionamento dos organismos, rios, florestas e oceanos porque existe uma fonte poderosa que constantemente derrama energia sobre o nosso planeta. Remova o sol e tudo na terra voltará ao caos.

O mesmo se aplica a qualquer outra coisa. Você abandona um relacionamento e ele deixa de existir. Você deixa qualquer departamento da sua empresa sem supervisão e ele certamente se tornará disfuncional. Deixe uma equipe sem qualquer liderança ou acompanhamento e as chances de realizar algo útil são extremamente baixas. Existem exceções, é claro. Sistemas auto-organizados podem ser montados com equipes humanas, mas, novamente, seus membros terão que direcionar sua energia para fazê-los funcionar.

Nossos edifícios deterioram-se e perdem valor com o tempo; nosso equipamento quebra; a validade do nosso estoque expira; nossos planos ficam desatualizados; nosso conhecimento torna-se inadequado; nosso pessoal fica desanimado.

A única maneira de manter o arranjo desejado é direcionar a energia para manter a ordem, e absolutamente tudo precisa de energia direcionada para continuar cumprindo seu propósito.  Este é um princípio fundamental do universo.

O que quer que não esteja indo como esperado em seu negócio, pergunte-se onde e como você deve aplicar energia para trazê-lo de volta à ordem desejada.

Os 3 Ps para ENTROPIA

PROPÓSITO

O objetivo é entender por que algo não está funcionando como deveria e então consertar.

PRINCÍPIO

Tudo o que for deixado sem vigilância voltará ao caos. A energia direcionada é a única maneira de prevenir ou retardar o caos.

POSSÍVEIS PERGUNTAS

Qual é o elo mais fraco neste processo?

Onde está faltando energia e perturbando a ordem desejada?

Como posso direcionar energia para este sistema para reorganizá-lo na ordem desejada?

Primeiros Princípios

Quando eu era criança, tinha o péssimo hábito de desmontar meus brinquedos eletrônicos. Queria saber o que tinha dentro, como se movia, por que piscava. Fiquei fascinado ao descobrir que eles sempre tiveram um pequeno motor elétrico. Então aprendi que as baterias fazem com que ele gire. Mais tarde, procurei livros e artigos para entender o básico sobre motores e baterias. Este é  o pensamento dos Primeiros Princípios  – ir atrás das origens fundamentais de algo.

Esse Modelo Mental ficou famoso quando Elon Musk disse em entrevista que essa forma de pensar foi decisiva para o sucesso de pelo menos dois de seus negócios: a Tesla e a Space X. Para a Tesla, o problema era o alto custo das baterias para seus carros. . Para a Space X, foi o preço dos motores de foguete. Ambos foram resolvidos com  os Primeiros Princípios.

Para o problema do preço do motor de foguete, ele fez a pergunta:  Do que é feito um motor de foguete?  Ele então descobriu que eles usam ligas de alumínio, fibra de carbono, titânio e cobre. E o custo desses materiais era de apenas 2% do preço de um motor de foguete. Então, ele foi ao mercado de commodities com sua lista de compras, contratou especialistas em construção de foguetes e acabou reduzindo o preço do lançamento de um foguete em quase 10 vezes. O mesmo raciocínio foi utilizado com as baterias dos carros Tesla, tornando o negócio possível e lucrativo.

É assim que funciona o Pensamento dos Primeiros Princípios. Você vai às raízes do problema que deseja resolver. Você reduz os processos às suas partes fundamentais e depois constrói a partir daí. É engenharia reversa em ação.

Primeiros Princípios das Empresas

Meu amigo Chris Sheppard, que liderou uma empresa de 1 bilhão de libras por ano na Europa, disse-me uma vez que:

Muitas empresas falidas perdem de vista o seu propósito principal, que é conseguir clientes satisfeitos, dando-lhes o que desejam, com o preço e a qualidade certos. Muitas empresas e organizações estatais perdem isto de vista e concentram-se em questões internas. Eu vivi essas situações, é claro. Os resultados finais foram transformados ao voltarmos aos primeiros princípios: dar aos clientes o que eles querem, quando querem. Nós nos concentramos em nos destacar nos poucos aspectos essenciais, o que nos ajudou a nos tornarmos líderes mundiais naquela época.

Em meu trabalho como mentor de novos empreendedores, encontro cada vez mais líderes desgastados. Geralmente devido à enxurrada de novas informações, tendências e tecnologias disponíveis no novo mundo digital. Conversando com Patricia, cliente e CEO de uma próspera Fintech, ela disse:

Sempre tenho medo de perder algo que talvez seja “aquilo” que levará nosso negócio ao próximo nível. Tenho lido artigos, assistido vídeos, participado de seminários, lives, cursos, um atrás do outro. Eu estou exausto. 

Chris fez questão de voltar aos primeiros princípios do negócio. Se nos concentrarmos na excelência nos poucos aspectos essenciais, em vez de ir atrás de cada coisa nova e brilhante, poderemos evitar o esgotamento e ter melhores chances de sucesso.

O problema da elevação lenta

Este modelo mental dos primeiros princípios pode economizar tempo e dinheiro de diferentes maneiras. Consideremos o problema do elevador lento, proposto por Thomas Wedell-Wedellsborg em seu livro  Qual é o seu problema?

Você é proprietário de um prédio comercial e seus inquilinos reclamam do tempo de espera pelo elevador. Dizem que o elevador é velho e lento e que têm que esperar muito tempo.

Se você analisar esse problema usando o pensamento usual, tentará encontrar maneiras de fazer o elevador andar mais rápido. Por exemplo, atualizar o motor, melhorar o software de controle ou algo mais caro, como instalar um novo elevador.

Ou você pode usar um Modelo Mental diferente para resolver o problema, como  Primeiros Princípios .

Uma maneira de procurar a verdadeira raiz do problema é simplesmente fazer perguntas como:

Que problema estou tentando resolver?
Como isso começou?

Você vai se lembrar que algumas pessoas lhe trouxeram esse problema. Então, o ponto de partida aqui não é a velocidade do elevador, mas a percepção das pessoas sobre o tempo de espera. Este é o problema raiz que você precisa resolver.

A primeira pergunta que você quer fazer agora não é como fazer o elevador andar mais rápido, mas como mudar a percepção das pessoas sobre o tempo de espera. Uma maneira comprovada de mudar isso é instalar um espelho próximo ao elevador. As pessoas geralmente perdem a noção do tempo quando olham para algo que as fascina, e geralmente ficamos fascinados por nós mesmos.

Você também pode tocar música ou instalar um desinfetante para as mãos. Ambos podem ajudar a mudar a percepção do tempo e resolver a raiz do problema.

Veja que quando as pessoas lhe trouxeram suas reclamações, elas a expressaram usando seu modelo mental, seu quadro de referência para o problema. Os Primeiros Princípios permitem que você use uma estrutura diferente, encontre sua verdadeira raiz e descubra novas soluções.

Os 3 Ps para PRIMEIROS PRINCÍPIOS

PROPÓSITO

Encontrar e compreender as raízes de um problema ou situação.

PRINCÍPIO

Todo problema tem uma ou mais raízes geralmente escondidas à primeira vista. Nossas mentes tendem a se satisfazer com as primeiras respostas para um problema, mas dificilmente abordam sua raiz. Os problemas que você não resolve lidando com suas raízes geralmente voltam para você.

POSSÍVEIS PERGUNTAS

Quais são as partes mais fundamentais disso?

Do que isso é feito?

Quais são os princípios físicos envolvidos aqui?

O que mais? É realmente a raiz disso?

Os cinco porquês

Este Modelo Mental é uma ferramenta simples e poderosa para apoiar a tomada de decisões informadas. Foi criado na década de 1930 pelo Sr. Sakichi Toyoda, fundador da montadora Toyota. É uma forma de se aprofundar em qualquer problema ou situação.

Os  Cinco Porquês  também podem ser uma forma de descobrir os  Primeiros Princípios  de algo, o Modelo Mental que vimos no capítulo anterior.

Os problemas diários muitas vezes têm várias camadas de complexidade. Por exemplo, a falta de dinheiro nunca é um problema por si só. A primeira camada é geralmente a má gestão do dinheiro, que pode ser causada por procedimentos ou sistemas fracos, que podem acontecer quando não se tem pessoas qualificadas para aplicá-los, o que geralmente é resultado de más práticas de recrutamento, e assim por diante.

Esses problemas multifacetados são um desafio para nossas mentes. Nosso cérebro gosta do que é simples e fácil, por isso tendemos a ficar felizes com a primeira explicação razoável de algo, o que muito raramente é a causa raiz disso.

O  Modelo dos Cinco Porquês  oferece uma estrutura simples e eficaz para nos ajudar a superá-lo. Tudo o que você deve fazer é não parar na primeira explicação do problema e continuar investigando-o perguntando o  porquê  , até encontrar sua verdadeira raiz. Um pouco como o que as crianças fazem quando criam seus modelos de como as coisas funcionam.

É assim que os  Cinco Porquês  são descritos por Taiichi Ohno, o pai do Sistema Toyota de Produção:

“A base da abordagem científica da Toyota é perguntar porquê cinco vezes sempre que encontramos um problema… Ao repetir o porquê cinco vezes, a natureza do problema, bem como a sua solução, torna-se clara. “ 

Aqui está um exemplo de aplicação dos  Cinco Porquês  em um problema comercial comum:
*fonte: kanbanize.com

Problema – Não enviamos o boletim informativo com as atualizações de software mais recentes dentro do prazo.

1. Por que não enviamos a newsletter a tempo? 
   As atualizações não foram implementadas até o prazo.
2. Por que as atualizações não foram implementadas a tempo?
   Porque os desenvolvedores ainda estavam trabalhando nos novos recursos.
3. Por que os desenvolvedores ainda estavam trabalhando nos novos recursos?
   Um dos novos desenvolvedores não conhecia os procedimentos.
4. Por que o novo desenvolvedor não estava familiarizado com todos os procedimentos? 
   Ele não foi treinado adequadamente.
5. Por que ele não foi treinado adequadamente? 
   Porque o CTO acredita que os novos colaboradores não precisam de formação aprofundada e devem aprender enquanto trabalham.

Veja que eles poderiam ter feito algo mais fácil, como enviar um e-mail com uma repreensão, ameaçando cortar seus bônus caso isso acontecesse novamente. Ou algo caro como aumentar a equipe. Mas usando os 5 Porquês eles conseguiram encontrar o problema real e resolvê-lo de forma mais eficaz.

Algumas coisas a considerar ao usar os 5 porquês:

• O número de porquês não precisa ser cinco. A causa raiz pode surgir antes ou depois do ^5º
• Você pode ter mais de uma causa raiz. Nestes casos, a análise dos 5 porquês parecerá mais uma matriz com ramificações diferentes, com cada ramificação representando uma causa raiz diferente.

Os 3 Ps para os CINCO PORQUÊS

PROPÓSITO

Para encontrar a raiz de um problema ou situação.

PRINCÍPIO

A mente geralmente se satisfaz com a primeira resposta razoável. Continuar perguntando por que o levará à raiz do problema.

POSSÍVEIS PERGUNTAS

Por que esse problema está acontecendo?
E por que isso acontece?
E assim por diante…

Pensamento de segunda ordem

Quando tomamos decisões, normalmente ficamos felizes em resolver o problema imediato que temos em mãos. Mas muitas vezes, a nossa solução criará consequências para além das pretendidas, causando por vezes problemas piores do que o original. Uma boa tomada de decisão considerará não apenas a primeira linha de consequências, mas também a segunda e a terceira.

Por exemplo, existe a tese de que os EUA treinaram a Al-Qaeda para combater a implantação soviética no Afeganistão. Se isto for verdade, a primeira linha de consequência pretendida era impedir que os soviéticos tomassem o país e expandissem o seu poder na área. Mas a Al-Qaeda, liderada por Osama Bin Laden, acabou por usar o que aprendeu contra os EUA, levando a uma série de actos terroristas, incluindo o infame ataque de 11 de Setembro em solo americano. Esta seria a segunda linha de consequência da decisão de treinar a Al-Qaeda.

Se a sua empresa está passando por problemas de fluxo de caixa, o primeiro pensamento costuma ser reduzir despesas, muitas vezes demitindo pessoas. A primeira linha de consequências é a desejada redução de custos. No entanto, a segunda linha de consequências poderia incluir o tempo e o dinheiro gastos posteriormente para contratar e treinar os que saíram.

Você também pode ter uma terceira linha de consequências. Depois de algum tempo sem recursos humanos adequados para operar, seu negócio pode perder participação de mercado e voltar a ter problemas de fluxo de caixa, levando você de volta à estaca zero.

Pense no tempo

Ao avaliar possíveis opções para decidir, tente pensar no tempo. As consequências de segunda e terceira ordem geralmente surgem mais tarde, portanto explore os possíveis resultados após alguns meses ou anos.

As coisas mais importantes da vida terão consequências negativas de primeira linha, mas consequências extremamente positivas de segunda e terceira linha. Por exemplo, os exercícios trazem desconforto imediato, mas a segunda e terceira linhas podem ser saúde e longevidade.

Este modelo mental é o pensamento estratégico básico. Isso tornará suas decisões mais trabalhosas e demoradas, mas se você estiver decidindo algo importante, o esforço pode valer a pena.

Os 3 Ps para o pensamento de segunda ordem

PROPÓSITO

Pensar estrategicamente, para evitar miopia na hora de decidir.

PRINCÍPIO

As decisões sempre produzem uma cadeia de consequências. Uma boa tomada de decisão considera além da primeira linha de resultados.

POSSÍVEIS PERGUNTAS

Qual será a consequência da consequência?

Que outros resultados podemos ter?

Qual será a repercussão daqui a 10 meses? E quanto a 10 anos?

Comece com o final em mente

Já mencionei e dei alguns exemplos sobre esse modelo mental, mas vamos nos aprofundar um pouco mais e ver mais alguns usos dessa incrível ferramenta de planejamento.

Este modelo baseia-se no princípio de que tudo é criado duas vezes. Primeiro na mente de alguém e depois no mundo visível.

Uma das citações mais famosas de Michelangelo é:

Vi o anjo no mármore e esculpi até libertá-lo.

Ele estava se referindo a como esculpiu “ O Anjo ”. Michelangelo viu o produto final antes de começar a criá-lo. É assim que funciona este Modelo Mental.

Algumas maneiras de usá-lo:

Dando feedback

Ao ter uma daquelas conversas difíceis com seu parceiro, colega ou funcionário, você pode se preparar perguntando o que deseja dessa conversa. Decidir os resultados desejados antes de começar permitirá que você escolha a maneira como conduzirá a palestra.

Por exemplo, você deseja conversar com alguém sobre seu mau desempenho. Começando com o fim em mente, você decide que os resultados desejados são:

• Ele vai entender por que teve pontuação baixa
• Eu vou saber o que está acontecendo com ele
• Ele concorda em receber um novo treinamento ou passar pelo nosso programa de coaching.

Ao definir resultados desejados claros, agora você pode conduzir a conversa sem ser desviado por outras questões e garantindo que está progredindo em direção aos seus objetivos.

Planejando reuniões

Você provavelmente sabe que as reuniões são uma das principais perdas de tempo nas empresas. E geralmente é por falta de planejamento. Se você planejar começando com o fim em mente, você perguntará:  “quais resultados eu quero desta reunião?”  Sua resposta pode conter itens como:

• Relate os resultados e avalie a última campanha de marketing.
• Uma decisão final sobre a proposta X.
• Decida sobre a renovação com o empreiteiro Y.

Se quiser ajustar esta lista, você pode aplicar  a Inversão  perguntando o que NÃO quer da reunião. Algumas ideias:

• Não quero que a reunião dure mais do que o planejado.
• Não quero que as pessoas falem mais do que o necessário.
• Não quero que a reunião termine sem uma lista de decisões tomadas, tarefas atribuídas, quem é o responsável e o prazo de cada tarefa.

Agora, com ambas as listas, você pode decidir o que fará para alcançar os resultados desejados e evitar aqueles que não deseja.

Planeje sua semana/dia

Qualquer que seja o método utilizado para o planejamento estratégico, ele deve de alguma forma ser traduzido em atividades semanais e diárias. Planejo minha semana geralmente nas manhãs de segunda-feira, e começo pegando minhas metas para o trimestre e perguntando:  Se hoje fosse sexta-feira, o que eu gostaria de ter alcançado?  E a lista se torna meu plano para a semana.

Faço o mesmo com meu planejamento diário. Escolho itens de minhas metas para a semana e bloqueio os horários em minha agenda para aqueles que decido fazer naquele dia.

Qualquer tipo de planejamento

Em nossos workshops de planejamento, incentivamos as pessoas a construírem um plano mestre para suas vidas. Às vezes usamos a foto do funeral da pessoa para lembrar que nossa vida eventualmente chega ao fim, mas podemos decidir que tipo de história queremos viver de agora até aquele momento. Este é um tipo radical de uso Comece com o fim em mente.

Ensino as organizações a utilizarem uma metodologia chamada OKRs – Objetivos e Resultados Chave – para planejamento estratégico e tático. Partimos sempre dos objetivos a atingir num determinado período. Novamente, isso é para começar com o fim em mente.

Sem uma imagem clara do que você quer, onde quer chegar, qual é o resultado desejado de qualquer plano, você vagará desnecessariamente e desperdiçará seu tempo e energia.

Os 3 Ps para COMEÇAR COM O FIM EM MENTE

PROPÓSITO

Para planejar qualquer coisa na vida e nos negócios.

PRINCÍPIO

Qualquer plano requer uma visão de qual é o resultado desejado.

POSSÍVEIS PERGUNTAS

Que resultados eu quero com isso?

Como deve ser quando estiver pronto?

Como saberei que esse problema foi resolvido?

Inversão

Mencionei antes como uso a inversão para ajudar meus pupilos a visualizar as histórias de suas vidas e a criar um plano de vida. Este modelo mental é uma habilidade de pensamento crucial que todos devemos aprender cedo na vida. Pode tornar a resolução de problemas e a tomada de decisões mais fácil, rápida e melhor.

Para usar a inversão, você considera o oposto do que deseja ou o oposto da pergunta que está fazendo. Foi assim que este modelo foi aplicado por filósofos estóicos como Marco Aurélio, Sêneca e Epicteto, que acreditavam que considerar como gerir o fracasso é tão importante quanto buscar o sucesso.

O matemático alemão Carl Gustav Jacob ficou famoso por resolver problemas difíceis usando uma estratégia que descreveu como “inverter, sempre inverter”. Ele descobriu que uma das melhores maneiras de resolver problemas é restabelecê-los na forma inversa.

Jeff Bezos utilizou este modelo para desenvolver a estratégia da Amazon. Ele conta que enquanto todos tentavam adivinhar o que iria mudar no mercado, ele decidiu focar no que não iria mudar. Em suas próprias palavras:

Frequentemente recebo a pergunta: “O que vai mudar nos próximos 10 anos?” E essa é uma questão muito interessante; é muito comum. Raramente recebo a pergunta: “O que não vai mudar nos próximos 10 anos?” E afirmo que essa segunda questão é a mais importante das duas – porque você pode construir uma estratégia de negócios em torno de coisas que são estáveis ​​no tempo. No nosso negócio de retalho, sabemos que os clientes querem preços baixos e sei que isso será verdade daqui a 10 anos. Eles querem entrega rápida; eles querem uma vasta seleção.

É impossível imaginar um futuro daqui a 10 anos em que um cliente chegue e diga: “Jeff, adoro a Amazon; Eu só queria que os preços fossem um pouco mais altos.” “Eu amo a Amazon; Eu só queria que você entregasse um pouco mais devagar.” Impossível.

E assim, o esforço que colocamos nessas coisas, girando essas coisas, sabemos que a energia que colocamos nisso hoje ainda estará rendendo dividendos para nossos clientes daqui a 10 anos. Quando você tem algo que sabe ser verdade, mesmo a longo prazo, você pode investir muita energia nisso.

Charlie Munger, sócio de Warren Buffett, é um grande usuário desse modelo. Ele diz que a maioria das pessoas se concentra no sucesso, mas deveriam se concentrar naquilo que desejam evitar, como a preguiça e a falta de confiabilidade. Evitar a estupidez é mais fácil e deveria ser uma prioridade para quem busca o sucesso.

Outro exemplo: ao tentar encontrar maneiras de melhorar suas finanças, você pode perguntar:  “como posso ganhar mais dinheiro?” . Mas muitas vezes, a pergunta invertida lhe dará respostas mais fáceis e práticas. Se você perguntar:  “Como posso perder menos dinheiro?”  provavelmente você encontrará maneiras rápidas de cortar despesas desnecessárias e acabar com mais dinheiro.

Sempre que planejo alguma coisa, começo com o fim em mente e depois aplico a inversão. Depois de decidir qual é o resultado que desejo, inverto minha pergunta:

“ Quais são os resultados que não quero com isso? ”

Esta segunda lista geralmente me dá insights que de outra forma não teria. É interessante como as respostas para a pergunta invertida costumam ser mais fáceis. Nossas mentes configuradas para a sobrevivência são provavelmente mais bem treinadas para detectar e evitar problemas do que para encontrar soluções.

Outro exemplo: vamos supor que as metas da sua equipe de vendas não foram atingidas. Em vez de perguntar  “O que estamos fazendo de errado?” , você pode perguntar  “O que estamos fazendo certo?”  Você pode ter algumas pessoas vendendo bem acima da média em sua equipe. Você pode pedir-lhes que compartilhem seus métodos com todos os outros.

Ao criar um projeto, em vez de apenas perguntar  “O que poderia tornar este projeto um sucesso?” , você também pode perguntar  “O que poderia fazer este projeto falhar?”  E então tome as medidas para evitar que isso aconteça.

Embora a inversão seja contra-intuitiva, é uma ferramenta fundamental de pensamento de grandes pensadores. Não gostamos de perder tempo pensando no oposto do que queremos. Mas boas estratégias sempre consideram a possibilidade de fracasso.

Amamos histórias de sucesso e geralmente esquecemos que as pessoas extremamente bem-sucedidas que admiramos certamente falharam mais do que podemos imaginar. Eles falharam, e certamente falharemos muitas mais vezes no nosso caminho para alcançar o que queremos. A inversão pode nos ajudar a minimizar as falhas e a estar mais bem preparados quando elas acontecerem.

Os 3 Ps para INVERSÃO

PROPÓSITO

Para resolver um problema ou tomar uma decisão.

Para investigar outros resultados ao solucionar problemas ou decidir.

PRINCÍPIO

Inverter o problema ou a questão muitas vezes torna mais fácil resolvê-lo ou respondê-lo e traz novas perspectivas para ele.

POSSÍVEIS PERGUNTAS

Qual é o oposto disso?

Como isso poderia dar errado?

O que pode fazer com que não funcione?

Pausas Intencionais

Daniel Kahneman ganhou o Prêmio Nobel por criar um modelo para nossos sistemas de pensamento. Ele usou um modelo de dois sistemas, sendo o Sistema 1 rápido, inconsciente e gastando pouca energia. O Sistema 2 é consciente, lento e sedento de poder. O Sistema 2 também nos permite ponderar, raciocinar e avaliar opções ao decidir.

Quando você está resolvendo novos problemas, comparando os aspectos positivos e negativos de uma decisão, tentando imaginar as consequências de primeira, segunda e terceira ordem, você está usando o Sistema 2. Ele precisa de dados, frameworks, estruturas e métodos.

Mas como o Sistema 2 consome muita energia, ele pode facilmente esgotar os recursos cerebrais de neurotransmissores. Você sente seu cérebro doer depois de trabalhar duro em um problema por longas horas.

Quando isso acontecer, diminua a velocidade para ir mais rápido. Pare de tentar resolver o problema e faça algo que não exija raciocínio. Pode ser arrumar as coisas, dar um passeio ou simplesmente sentar e relaxar. Muitas pessoas têm momentos de aha quando tomam banho. De repente, a resposta que você procurava foi baixada de algum lugar. Simplesmente aparece em sua mente consciente.

When you do something relaxing, you allow System 1 to take over. It will work in the background to solve the problem. We don´t know yet exactly how it works inside our heads, but we know that it does.

This handover between the systems usually works better when:

• You have a strong desire to know the answer or solve the problem.
• You spent enough time trying to solve it.
• You gave your brain all the data it needs. The options, the lines of consequences, the numbers, and all the necessary considerations.

The 3 Ps for INTENTIONAL PAUSES

PURPOSE

To solve a new and difficult problem, or to make a hard decision.

PRINCIPLE

Our two thinking systems have different strengths. You can solve hard problems better when you create the conditions for a handover from System 2 to System 1. You do it by stopping trying to solve the problem and engaging with something that doesn´t require reasoning.

POSSIBLE QUESTIONS

Am I stuck?

Do I have enough data?

What else should I know?

Thinking on Paper

When thinking about something, very clever people can handle up to seven variables at the same time in the working memory of their minds. For most of us, this number is lower – between three and four. This was enough during the 200k years we lived in the jungle, and our problems were mostly related to survival and reproduction. But we now live complex lives with complex problems, and it is common to have much more than three variables or options to consider when deciding something.

The simplest way to overcome this hurdle is to use the old pen and paper to help you think. You can write down all the options and considerations you want. It works as an extension of your brain.

When reasoning about something, I use a large flipchart sheet and a set of sharpies of different colours. Then I write sentences, questions, draw diagrams, journeys, and sketches. Perhaps I will never touch that sheet again, but the exercise of expressing my thinking on paper is a powerful way to improve my thinking processes.

From all kinds of diagrams, Mind Maps are by far my favourites. They were created by a British guy called Tony Buzan and are used all over the world today. To make decisions, I usually write whatever is to be decided in the middle of a blank page, and then I draw branches with the options I have. The next step is to draw another level of branches out of the first ones, with considerations about each option.

The 3 Ps for THINKING ON PAPER

PURPOSE

To solve a problem or decide when many variables or options are involved.

PRINCIPLES

The mind can deal with only a few variables in its working memory. You can remove this constraint by writing, drawing, and sketching on paper.

POSSIBLE QUESTIONS

How can I express this problem using phrases, diagrams or sketches?

What is exactly the problem I am trying to solve, or the decision I must make?

What are the variables involved?

Questions Storms

This Mental Model will save you time and trouble. It is a bit like brainstorms, but instead of jotting down ideas, you write the questions you should answer to solve the problem or make the decision.

Questions have the power to direct our thinking. If you want to know the answer to something, ask yourself good questions, and even when you are not consciously thinking about it, your brain will be quietly working trying to give you the answers.

Good answers come from good questions. So instead of just jumping into the decision or problem you want to solve, you start by asking this central question:

What questions should I have to answer to make a good decision here? (or to solve this problem?)

For example, let´s suppose you are trying to solve a cash flow problem. Your first step should be to build your questions storm with questions like:

How long can my business survive without sorting it?
What are my options?
What are the ups and downs of each one?
Which one is the cheapest?
Which one is the quickest?
What would be the collateral damages of each option?
What would be the second and third lines of consequences?
What else could I do?

Important: Don´t try to answer the questions as you write them. Write down all of them first, and then start to answer. Otherwise, you will be tempted to stop halfway if you think you had an insight. You may get engaged with your great idea and leave important questions without being asked, leading to sub-optimal solutions.

The 3 Ps for QUESTIONS STORM

PURPOSE

To start planning something, solve a big problem, make an important decision.

PRINCIPLES

Before you start answering questions, you should decide what questions are important to answer.

POSSIBLE QUESTIONS

What questions should I have to answer to make a good decision here?
What questions should I have to answer to solve this problem?

Pareto

This is a well-known Mental Model, and I was tempted to assume that everyone knows it. But even if this is not new for you, it is worth the repetition for its wide range of application.

Pareto was an accountant in Italy who discovered that roughly 20% of the causes are responsible for 80% of the effects.

These numbers don´t have to be precise. The key idea is that in most cases cause and effect are not linear: a small subset of causes usually produces most of the effects. ​

Some examples:

• 80% of your sales come from 20% of your customers
• 20% of your expenses produce 80% of the total spent
• 20% of the population has 80% of the wealth in a country

The business applications of this principle are countless:

• For cost reduction, work on your top 20% expenses instead of doing an item-by-item analysis.
• For cause and effect analysis, focus on the top 20% of the causes.
• To increase sales, create promotions focusing on your best customers.
• To increase margins, focus on your products with higher mark-ups.
• To segment your market, create campaigns directed to serve the needs of specific niches.

The 3 Ps for PARETO

PURPOSE

To optimise troubleshooting or decision-making.

PRINCIPLES

20% of the causes are responsible for 80% of the effects.

POSSIBLE QUESTIONS

What are the top 20% of the causes?

What is responsible for 80% of the effects?

Minimalist Decision-Making

This is a deceptively simple Mental Model to be used when you want to decide between doing or not doing something. I learned it through a friend of mine, who was the president of a large corporation in Europe. This is the way he decides on important matters. Then I read a post on Richard Branson´s blog, showing how he uses the same process for decision-making.

This is what they do: they get a piece of paper and draw a line in the middle, creating two columns. On the left, they list the downsides of deciding for it. On the right, the upsides. And then they decide to compare both lists, checking if it is worth going through the downsides to getting the upsides.

Why do they write the ups and downs? Can´t they just think of them? Remember the “Thinking on Paper” Mental Model. Your mind can´t handle many variables at the same time, so writing them down will release some headspace for your reasoning.

I also call this model Binary Decisions, for its do-not do nature.

The 3 Ps for BINARY DECISIONS

PURPOSE

To decide between doing or not doing something.

PRINCIPLES

Our minds work better with simple, binary decisions. To register the upsides and downsides of doing or not doing something creates a simple way to compare both and decide what to do.

POSSIBLE QUESTIONS

Can I reduce this matter to a binary decision (do/not do)?

What could be bad if I decide to do it?

What could be good if I decide to do it?

Is it worth paying the price of the downsides to have the upsides?

The 200K-YEAR-Old Mind

This mental model will help you understand the fundamentals of human nature and behaviour. The isolated facts and principles I will mention here are not new, but the connection between them and the logic that follows is the result of applying the First Principles model to concepts of Psychology, Anthropology, Sociology and Neuroscience.

To understand the basics of human behaviour, we should consider some essential facts:

First, our brain exists to increase our chances of survival and reproduction. We like to believe that our brain controls everything. It is a fact that the brain controls many bodily functions, but most of what it does is towards serving the needs of the body and maintaining homeostasis, the equilibrium state of the functions that keep us alive.

So, in many ways, the brain is more of a servant than a master of the body. This fact has many important implications for our behaviour. Let´s explore it further.

The earliest known human ancestor lived 200 thousand years ago in Africa. For nearly all this time, we lived in the jungle, with food scarcity and surrounded by all sorts of threats to our lives.

Our brains evolved to increase the chances of our survival and reproduction in this very hostile environment. This is especially relevant, since the brain is the interface between the body and your surroundings, and to help the body survive, the brain configures itself according to the environment.

We then discovered that living in tribes offered many advantages regarding survival and reproduction. Tribal or social behaviour grew out of this new arrangement, bringing a new layer of complexity to how we operate.

I will say it again: for nearly 200 thousand years, the jungle and the tribe were our primary environments. You cannot understand why we do what we do without taking it into account.

Fear kept us alive both in the jungle and in the tribe. To be rejected and excluded by your tribe meant starving to death or becoming the next meal of beasts or other tribes. It also meant no chances of reproduction.

In the last couple of centuries, we moved from the jungle to the cities. Not many people starve to death anymore, when compared to the past, and we don´t have beasts or enemy tribes threatening our lives. Most importantly, we don´t need a tribe to survive. If my tribe does not like me, this will not kill me, and I have plenty of options to join a new one.

However, this is all very new when compared to the time we spent in the wild. Our biology still follows the rules of the jungle and the tribe. Our bodies still believe that we must ingest all possible calories to survive, that exercise makes sense only to bring in more calories, like by hunting. To this old configuration, to step on a treadmill and run is a waste of vital calories, a kind of suicidal act.

And we are still terrified of the possibility of being socially rejected as if it could kill us. Because in the past, it did.

So, our main behavioural challenge is that our brain configuration is outdated. Our environment changed too quickly, and evolution did not have enough time to produce all the necessary adjustments.

This dealignment between our old configuration and the new environment creates all sorts of emotional unbalances, strange behaviours, and weird reactions we all have. They infect our personal and professional lives. You will find them inside your house, your office and inside yourself.

For example, if you ever wondered why we buy cars we can´t afford just to have more status, just remember that in the tribe, status gave us higher survival and reproduction chances. The chief of the tribe and his family ate better, were protected and had more sexual partners. Ok, you can still have more sexual partners if you drive a nice car, but this is all part of a configuration that does not make much sense anymore.

Our longing for appreciation and acceptance by other people were vital in tribal times, as explained. Not anymore. But we are still obsessed with what people think of us, how many likes our posts got, how many social networks friends we have.

If you want to be a good leader, manage yourself and your people well, attract and keep talents, you can´t ignore this old brain configuration we all have. Just a few examples to follow:

• The political struggles you have in your organisation are tribal behaviours of people striving for status and power, deep inside believing that they may die without these things.
• What we call laziness, is usually just the outcome of a body that doesn´t want to waste energy. It still believes that calories are scarce and should be saved at any cost.
• If you fail to create opportunities for good social interactions among your people, you run the risk of losing them, again because of our tribal needs.

In summary, you can be a better leader, create a more productive environment and help your folks to grow and thrive, if you consider our old jungle configuration.

The Two-Layered Model

After this long introduction to the subject, I will give you now a simple Mental Model to help you make sense of a complex matter – our behaviour. Like any model, this one is not perfect or complete. But it serves us well to understand why we do what we do. This is how it works:

Imagine that we have two forces inside us. The first one comes from our cells to our brains. It is the one we just described above, meant to keep us alive. This force has 2 main drives: survival and reproduction. These drives produce a wide range of behaviours like eating, fighting, fighting, and having sex. As discussed, this force took us to live in tribes, creating another layer of manners we call tribal behaviours.

If you consider Maslow´s hierarchy of needs, this first force will include all the bottom and middle layers of his model: Physiological, Safety, Social belonging, and Self-esteem.

In our model, they are all summarized by three interrelated drives: Survival, Reproduction and Association.

The second force is called Purpose, and we will consider that purpose flows from our minds to our cells, so it goes the opposite way of the first.

When someone decides to hunger-strike, it does so moved by a sense of purpose. In this case, the purpose is overcoming the drives of the first force, the one that moves from cells to the mind. Your biology is telling you to eat, but your sense of purpose decides otherwise.

The same happens when you decide not to have dessert. Or when you go to the gym. And, when you refuse to buy a car you can´t afford.

Purpose takes you from serving your body wants to attend to your soul wishes. From immediate gratification mode to long term benefits mode.

Human behaviour is the result of these two opposing forces inside of you. They have been represented by the devil and the angel, yin and yang, flesh and spirit. Some of these metaphors portray your biology as bad and your purpose as good, which is ironic since there is no purpose if there isn´t a body.

You see these opposing drives working in your life all the time. When you try to stick to a diet. When you procrastinate. When you feel offended. When you meditate. When you gossip.

The art of understanding and dealing with human behaviour can be hugely simplified if you go to its first principles, and this is what this model is about.

Back to Business

All business problems are somehow caused by or related to human behaviour.

You create marketing campaigns to alter clients´ behaviour. You devise sales funnels to direct the actions of your audience. You manage your teams to create specific behaviours and produce the results you want.

Therefore, to be able to understand the basics of our behaviour is a necessary skill to make better decisions and succeed in life and business.

Purpose Wins

When your people believe that the sole purpose of your business is to make you rich, they will resent you, often feel abused, their biology will prevail, leading them to do as little as possible, as far as they are not caught.

However, if your business exists to contribute not only to your pockets, you have better chances to increase productivity, and attract and keep good and talented people. Think of companies making great social contributions, fighting for sustainable practices, adopting ethical policies. Their employees often don´t see their work only as a way to pay the bills, but as an opportunity to contribute to a cause they believe, to be part of a movement. This is purpose at work.

Your clients are also influenced by your perceived purpose. People choose to do business with companies that have values aligned with theirs.

The main point here: Purpose can overcome our outdated brain configuration. Give someone a strong enough purpose, and they will overrule all their instincts.

Purpose is communicated through meanings, and this is the next Mental Model we will learn.

The 3 Ps for THE 200K-YEAR-OLD MIND

PURPOSE

To understand the basics of human behaviour.

PRINCIPLES

We have an outdated brain configuration and we behave as if we were still in the jungle.

Our behaviour has two main drives – one works towards survival, reproduction and tribal life, and the other is purpose. They are often opposing forces inside us.

If strong enough, purpose wins.

POSSIBLE QUESTIONS

How are the two main forces working in me? In the people around me?

How can we use survival, reproduction, and tribal behaviours to reach our goals in this situation?

How can I emphasize purpose to overcome undesired instinctive behaviours and reach our goals here?

Meanings

This Mental Model works together with the one we just saw, The 200K Years Old Mind. It has the same purpose, but here we will go beyond understanding human behaviour. We will learn how it can be changed.

The beauty of Mental Models is that you can encapsulate principles from several lines of research and concepts from different areas of knowledge into one single framework. It is the case of this one. We are gathering here concepts from Neuroscience and Psychology combined into one powerful and practical model.

Here it is. Human behaviour can be modelled by the sequence:

Events happen to us (you shout at me), we give them meanings (“he is disrespecting me”), it creates emotions (anger), the emotions produce actions (I shout back to you) and the actions generate results (the relationship is damaged).

Or,

Events happen to us (you solved a problem I couldn´t), we give them meanings (“I am not clever enough”), it creates emotions (shame), the emotions produce actions (“I will pretend I knew it”) and the actions generate results (I miss an opportunity to investigate and learn).

This is a pattern your brain uses to decide what to do, and it happens dozens of times on any given day. Most of the time you don´t notice that this is happening, but this sequence from events to actions is hard-wired in your brain, this is your natural way of being you.

This pattern kept us alive as a species all those years in the jungle. Think of situations like:

You see the bush moving (event), you think it could be a tiger (meaning), you are now afraid (emotions), you run (action) and save your life (result).

We usually want to change our results. More money, fewer problems, better health, great relationships. We then try to change our actions. I will spend less, I will save and invest my money, I will exercise, I will be more patient.

If we are motivated enough, we stick to our decisions for some days, and then we usually go back to the old behaviours. Think of New Year resolutions.

To decide to change your actions and then hoping that your self-control will be enough to keep you doing it, usually doesn´t work. Because actions come from emotions. So, let´s change the emotions, right? But then we have a problem. Emotions happen outside your control. If I tell you “don´t be mad at me, but…” or “don´t be sad.” Does it work? You know it doesn´t. You cannot control your feelings. They just happen and then you notice that they are there.

But you can change the meanings. You automatically assign meanings to every event, but you can DECIDE to consciously give a more helpful meaning to something. A different meaning will produce a different emotion, a different action, and different results.

You learned to assign specific meanings to specific events mostly through your childhood. Traumatic events have the power to imprint strong meanings that can influence your actions for the rest of your life.

In my first job, I discovered that I had a problem with money. Every time I was paid, I had the urge to spend the money as soon as possible. I felt extremely uncomfortable if I had a positive balance in the bank. I could not understand or change it. Until I read a book about financial mindsets and decided to dig into my childhood for clues.

When I was 10 years old, my dad made a bad decision that took us to big financial problems. My mum warned him, but he did it anyway. Then we had not just money problems, but a marriage problem too. I still remember the debt collector coming to our house to list our belongings and take what he could, and the trouble it brought to my parents’ relationship.

Thinking of this event, I concluded that I must have assigned a bad meaning to money. Children see their parents as perfect, so I could not blame my dad. Therefore, I probably decided to blame money. Money means trouble. And if money means trouble, I must get rid of it when it comes to me.

Of course, I never created these phrases in my mind. This was all happening quietly in the background, in my unconscious mechanisms of meaning. But the effects of this meaning would one day appear and cause havoc in my life.

How do we change it? By changing our memories of the event. Going back there, living it again in your imagination, but now giving it a more useful meaning to what happened.

You do it again and again, and that becomes your new reality, your new meaning.

It took me ages to understand and sort it, but now I love having money in the bank. I am now careful in the way I handle my finances. I have savings and thresholds to control my financial reserves. But I had to deal first with my bad past meanings for money.

Note: Don´t deal with traumatic events from your past on your own. You can open a can of worms and then discover that you don´t know how to handle it. Look for a professional who can guide you safely through the process.

You cannot always control your actions. You can never control your feelings. But you can control your meanings, and meanings control everything else.

This is useful not only to deal with your distant past. You can choose better meanings for nearly everything in your life.

For example, instead of believing that something bad is happening TO YOU, you can choose a better meaning: this is happening FOR YOU. Somehow you will use it to your advantage.

What other people do to you is out of your control zone. But the meaning you give to it is under your control. For example, if you feel offended, this can poison your thinking and your actions. Decide for a better meaning, one aligned to your goals in life. For example, “This is their problem, their way of communicating something, not mine. I won´t let it poison me.”

This is one of the few things you can control in life – the meanings you assign to events. Be careful to choose well.

If you want to read a wonderful book on this subject, I strongly recommend “Man´s Search for Meaning”, by Victor E. Frankl.

The 3 Ps of MEANINGS

PURPOSE

To understand and change human behaviour.

PRINCIPLES

We give meanings to events. Meanings produce emotions. Emotions create actions. Actions produce results.

The most effective way to change results is to change the meanings given to events.

POSSIBLE QUESTIONS

What results do I want to change?

What are the actions producing them?

What are the emotions involved?

What meanings am I probably giving to the event, that are producing these emotions?

What meanings could be more helpful to the results I want to achieve in this kind of event?

When the Magic Happens

You will get many benefits by just using the mental models we learned here. But they become TRANSFORMATIVE when you follow some simple guidelines:

First, make them a thinking habit. As I said before, my greatest challenge was not to understand mental models, but to remember to use them. And habits are created by repetition linked to emotional rewards, so you need prompts to remind you that they are there waiting to make our life easier. Then after repeating it and enjoying its benefits for some time, they become second nature to you.

Second, start combining Mental Models. This is when their real power comes out. Charlie Munger says that he uses a Latticework of Mental Models for his investment decisions. I often use Inversion just after Start With The End In Mind, then Second-Order Thinking followed by a couple of other models. When combined, they produce an exponential effect, increasing your understanding, and expanding your options.

Third, start creating your own Mental Models. For any actionable principle you want to adopt in your life or business, just list the 3 Ps as I did here, or create a mind map. Give it a name and set up prompts to help you remember to use it.

If you want to drop me a line to ask something or let me know how you are doing with Mental Models, this is my email address and phone/WhatsApp number:
marcos (at) marcosbarros.co.uk
+44 (0)770 4433 836

I wish you well.

Marcos Barros.

About Marcos Barros

Marcos is a published author, businesses mentor, entrepreneur, co-founder and board advisor to several organisations, with clients in several countries.

He led the largest OKR implementation in a third sector organisation and the largest OKR implementation in a Public Sector organisation in Latin America.
He also developed a methodology for OKR creation using Mental Models.

Marcos tem mais de dez anos de experiência trabalhando com grandes corporações na Europa e mais de 20 anos de experiência na América do Sul, prestando serviços de treinamento e consultoria, tendo treinado mão de obra especializada em 9 países diferentes para empresas como AT&T, GSK, Microsoft, BSKYB (The British filial da televisão SKY) e Easynet.