A simplicidade de OKRs é enganadora. Você pode entender o que são OKRs e como devem ser usados em alguns minutos. Com isso, muitas pessoas subestimam os desafios de uma implantação de OKRs, e o resultado é que em torno de 50% das tentativas de implantação falham. Mas mesmo nas implantações bem sucedidas, é importante avaliar se o uso de OKRs está produzindo os resultados esperados.
Nesse artigo trazemos algumas ideias de como fazer essa avaliação.
Avaliação da Satisfação das Expectativas
Durante o planejamento de uma implantação, é importante registrar as expectativas de resultados que a alta gestão com respeito ao uso de OKRs. Nós fazemos isso num documento que chamamos de Playbook. É um documento de governança inicial do uso de OKRs na organização. A primeira parte desse documento é o registro dessas expectativas, que geralmente são itens como execução da estratégia, alinhamento de esforços, foco em prioridades, entre outros.
Quando nós avaliamos o grau de maturidade de uma implantação, nós começamos pela verificação de quanto das expectativas foram cumpridas através de OKRs. Isso pode ser feito através de um questionário aplicado à alta gestão e aos times usando OKRs. No nosso questionário, nós listamos as expectativas e pedimos que sejam avaliadas de 0 a 5 quanto ao cumprimento ou não de cada uma.
Qualidade dos OKRs Construídos
Se você já construiu OKRs ou ajudou outros a construir, você sabe que o erro mais comum é montar uma lista de esforços no lugar dos Key Results (KRs). O problema com isso é que o OKR perde a sua função essencial de funcionar como um “Waze” mostrando se estamos mais próximos ou não do objetivo a ser atingido. Mas essa é uma mudança de modelos mentais que leva algum tempo, e deve ser ensinada e repetida em cada ciclo de construção de OKRs.
Os KRs são geralmente a parte mais desafiadora da construção, mas no nosso caso, somos exigentes também com relação ao Objetivo a ser atingido. Nós incluímos não apenas o “O Que” queremos atingir, mas também o “Por Que” queremos chegar lá. Em outras palavras, o impacto que queremos gerar através do atingimento desse objetivo.
Portanto quando se avalia a maturidade de uma implantação, um dos critérios que usamos é a qualidade dos OKRs construídos. A qualidade melhorou quando comparado com os primeiros ciclos? Os KRs contém indicadores? Os objetivos contém não apenas o “O Que”, mas também o “Por Que”? As expressões são simples e claras, sem palavras desnecessárias?
Frequência e Qualidade das Reuniões de Check-in e Transições de Ciclos
Uma das razões principais da falha de implantações de OKRs é a infrequência das reuniões de check-in. Portanto uma implantação madura deve ter essas reuniões acontecendo na frequência combinada (nós sempre recomendamos check-ins semanais), com cancelamentos raramente acontecendo.
Um dos nossos clientes criou uma expressão interessante para a maneira que ensinamos a realização do check-in: “Liturgia”! Eu achei a expressão perfeita, porque insistimos que o check-in aconteça com uma estrutra bem simples e clara, avaliando-se o Progresso, Problemas e Planos de cada KR, de forma abreviada e eficaz. Uma reunião de check-in deveria durar em torno de 15 minutos, não mais que 30. O progresso dessa semana deve ser comparado com os planos da semana anterior para se conferir se o que foi planejado foi executado.
Essa é a nossa maneira de realizar as reuniões, e na nossa percepção detalhes como esses acima determinam se OKRs estão sendo devidamente usados ou não. Mas seja quais forem as suas opções de formato das reuniões, na avaliação da maturidade é essencial que isso seja verificado. Se um grupo criou variações de formato, talvez ele possa ser replicado para toda a organização, portanto precisa ser comunicado e avaliado.
Cultura Organizacional e Comportamentos
O uso de OKRs podem contribuir para criar “ajustes” na cultura da organização. A principal delas é menos uso de comando e controle, e mais uso de autonomia alinhada, onde cada dono de KR tem autonomia para decidir o que ele fará durante a semana com o seu time para fazer o seu KR progredir, mas isso será alinhado com o restante do time e com o dono ou dona do Objetivo, que coordena a reunião de check-in.
Esse ajuste cultural é essencial para que OKRs produzam benefícios como aumento do engajamento, aumento da satisfação dos colaboradores e a produção de soluções inovadoras. Sendo assim, tanto o ajuste cultural como os possíveis benefícios produzidos também devem ser avaliados.
Conclusão
A lista acima não é completa ou exaustiva, mas pode funcionar como o “pontapé inicial” para que você crie sua própria metodologia de avaliação de maturidade da implantação. Sua primeira tentativa não será perfeita, mas isso é parte do modelo mental essencial para OKRs – o de constantemente Planejar, Testar e Ajustar.
Entre em contato conosco se gostaria de conversar mais sobre esse assunto.
Marcos Barros.
